Как создать файл xml из xls. Преобразование в формат XML. Распространенные проблемы при импорте данных XML

Дата: 27.12.2022

Рассмотрим процедуру преобразования объекта базы данных в формат XML:

В окне базы данных выделите необходимый объект щелчком левой кнопки мыши и выберите команду Файл, Экспорт (File, Export) или щелкните по объекту правой кнопкой и выберите в контекстном меню команду Экспорт (Export).
Появится диалоговое окно Экспорт объекта (Export To). В раскрывающемся списке Типы (Save as type) выделите элемент Документы XML (XML Documents). В поле Имя файла (File name) введите название документа HTML и нажмите кнопку Экспорт (Export).
Появится диалоговое окно Экспорт XML (Export XML) (рис. 12.9).
Это диалоговое окно содержит три флажка для трех составляющих документа XML: данных, схемы данных и представления данных (о них см. разд. "Формат XML в Microsoft Office 2002" данной главы). Установите флажки для тех частей документа XML, которые необходимо получить в результате экспорта. Например, если установить одновременно флажки данные (XML) (Data (XML)) и схема данных (Schema of the data), то схема данных будет экспортирована и сохранена отдельно от файла данных XML, в файле XSD. Для таблиц можно экспортировать только данные или их структуру или данные и структуру вместе и не экспортировать представление таблицы в виде Web-страницы: флажок презентация данных (XSL) (Presentation of your data (XSL)) можно снять.

Рис. 12.9. Диалоговое окно Экспорт XML

Замечание

Флажок данные (XML) следует сбросить лишь в том случае, если вы хотите экспортировать только новое представление объекта базы данных, а данные были экспортированы в файл XML раньше. Иначе при открытии полученной Web-страницы будет выдано сообщение об ошибке подключения к источнику данных, а сама страница окажется практически пустой.

Чтобы установить дополнительные параметры преобразования, нажмите кнопку Дополнительно (Advanced) (рис. 12.10).

Рис. 12.10. Вкладка Данные диалогового окна Экспорт XML

Кроме того, это диалоговое окно содержит еще две вкладки для двух оставшихся составляющих документа XML: схемы данных и представления данных. На каждой из этих вкладок можно установить флажок, позволяющий экспортировать соответствующую часть документа XML, указать путь и имя файла, в котором будет сохранена эта часть документа, и задать некоторые дополнительные параметры:
- на вкладке Данные (Data) с помощью раскрывающегося списка Кодировка (Encoding) можно выбрать кодировку для сохранения содержимого страницы;
- на вкладке Схема (Schema) с помощью переключателей можно выбрать, экспортировать ли структуру данных в отдельный файл XSD или внедрить ее в файл XML вместе с данными;

Рис. 12.11. Отчет "Счет", открытый в базе данных

на вкладке Презентация (Presentation) с помощью переключателей можно выбрать формат представления Web-страницы: обрабатываемый на стороне клиента HTML или на стороне сервера ASP. Если экспортируемый объект содержит рисунки, которые необходимо включить в результирующий документ, можно указать имя папки, в которой они расположены. На этой же вкладке есть поле для ввода имени файла XSL с описанием оформления страницы. Если указанный файл не существует, Access 2002 создаст файл в формате XSL описанием внешнего представления документа (разработчик может использовать его в дальнейшем как основу для разработки файла в формате XSLT для преобразования документа XML в другой формат).

Если потребуется дополнительная информация о представлении данных в формате XML, нажмите кнопку Справка (Help). Информацию о разработке и преобразовании документов XML можно найти на Web-узле Microsoft для разработчиков: http://msdn.microsoft.com/ .

Рис. 12.12. Отчет "Счет", данные которого преобразованы в формат XML, открытый в Internet Explorer

Нажмите кнопку ОК.
Если предложенные параметры преобразования не были изменены, в результате будут созданы три файла: XML - с данными, XSL - со стилями и НТМ - с представлением преобразованного объекта. Чтобы открыть полученную Web-страницу, требуется открыть в Internet Explorer файл НТМ или ASP, в зависимости от того, какой формат представления был выбран..

К сожалению, подчиненные формы и отчеты, а также связанные рисунки не будут добавлены в документ XML, полученный из объекта базы данных. Однако простые объекты с внедренными рисунками, экспортированные в формат XML, будут выглядеть практически точно так же, как исходные в Access. Вы можете в этом убедиться, сравнив, к примеру, исходный и преобразованный в формат XML отчет "Счет" (Invoice) из базы данных "Борей" (Northwind) (рис. 12.11 и 12.12).

Если данных в источнике данных выбранного объекта много, загрузка Web-страницы в программу просмотра Интренета может занять существенное время.

Замечание

Поскольку сами данные, содержащиеся в таком документе Web, полностью хранятся "в файле XML, нет нужды в доступе к базе данных, из которой изначально были взяты эти данные (как, например, и в случае преобразования отчета в формат XML). Это означает, что для обеспечения доступа к такому документу достаточно поместить только упомянутый набор файлов, содержащих описание этого документа, на сервер Web. С другой стороны, это означает, что изменение данных в таком документе возможно лишь с помощью приложений, имеющих доступ к файлу XML и способных воспринять этот формат.

При работе с блочными данными нередко появляется потребность их конвертации в другие форматы, так сказать, для лучшего взаимодействия. В этой статье будут приведены возможные конвертеры XML в XLS. Другими словами, мы расскажем о способах преобразования одного формата в другой.

Способ 1: с помощью программы Excel

Ввиду того, что Excel безупречно работает с файлами блочного формата, то и расширение XML она может открыть без проблем. Так что можно без зазрения совести сказать, что Excel - это конвертер XML в XLS. Рассмотрим, как все же преобразить формат с его помощью:

Откройте Excel.
На панели нажмите «Файл».
Кликните по опции «Открыть».
В появившемся окне «Проводника» перейдите в директорию с XML-файлом и откройте его.

Снова откройте вкладку «Файл».
Выберите опцию «Сохранить как».
Перейдите в директорию, в которую нужно поместить измененный документ.
В выпадающем списке «Тип файла» определите пункт «Книга Excel».
Сохраните файл, нажав соответствующую кнопку.

После всех вышеописанных манипуляций файл, который изначально имел расширение XML, превратится в книгу Excel, то есть будет иметь расширение XLS.

Способ 2: опция «Импорт данных» в Excel

Excel - конвертер XML в XLS с двумя способами выполнения этой задачи. Поэтому перейдем непосредственно ко второму варианту, который подразумевает использование опции «Импорт данных». Но перед началом надо включить меню «Разработчик», так как именно в нем находится нужный инструмент. Далее нужно сделать следующее:

Откройте программу.
Перейдите в меню «Файл».
Следуйте в раздел «Параметры».
Откройте меню «Настройка ленты».
Поставьте отметку рядом со строкой «Разработчик», которая находится в правой области окна.
Нажмите ОК.

Нужная панель инструментов вынесена в интерфейс программы, а это означает, что мы можем приступать к конвертации:

Перейдите на вкладку «Разработчик».
На панели инструментов выберите пункт «Импорт».
Откроется окно, в котором необходимо выбрать файл формата XML.
Появится окно с предложением создать схему на основе данных. Нажмите кнопку ОК.
После этого появится второе окно, в котором вам нужно определиться с местом расположения импортируемой таблицы. Кликните по ячейке A1 и нажмите ОК.

Файл импортируется в программу Excel. Теперь его можно сохранить как XLS. Для этого по аналогии с предыдущей инструкцией откройте вкладку «Файл», кликните по «Сохранить как», укажите директорию, выберите формат и сохраните.

Способ 3: с помощью интернет-сервиса

Может случиться так, что вам понадобится конвертер XLS в XML для НДС, например. В этом случае Excel не поможет, и потребуется обратиться к другой программе. В данном случае поговорим об онлайн-сервисе Convertio:

В любом браузере перейдите на главную страницу данного сервиса.
Выберите способ загрузки файла. Если он расположен у вас на диске, нажмите кнопку «С компьютера» и выберите его в файловом менеджере. Если в «облаке», то выберите само хранилище, а затем файл.
Документ добавлен и готов к конвертации. Для это из выпадающего списка справа нужно выбрать формат XML.
Нажмите кнопку «Преобразовать».

После этого файл будет подготовлен, и вам останется его только скачать. Convertio - это не только конвертер XLS в XML-файлы. Он способен работать с куда большим количеством форматов. Просто загружайте файл, а потом выбирайте формат, в который хотите его преобразить.

Вот мы и рассмотрели конверторы XML в XLS и наоборот. Как можно отметить, для конвертации XML отлично подходит программа Excel. Однако она не может преобразовать XLS, поэтому для этого требуется прибегать к помощи других программ. В данном случае это онлайн-сервис Convertio.